導入メリット|居宅介護訪問介護事業所支援総合ソフト ピカイチ

ピカイチを導入することで、居宅・訪問介護事業を運営における様々な問題を解決することができます。
実際の業務における問題点と、ピカイチ導入によってどう改善されるかをいくつか掲載頂きます。

シフト問題・利用者管理問題

月末は、この業務で大忙し。。。数日係でこの業務だけをこなす必要があるのを何とかしたい。
せっかく、シフトを組んでいて実績も出ているのだからシフトを利用できないかなあ。。。

シフトを組むのが難しく出来る社員が限られる。改善

誰でもシフトを組むことが可能になる!!

point

前月の実績を参照や、「ヘルパー情報」、「利用者情報」(履歴や注意事項など)などを見ながら、感覚的な操作で予定を組んでいくことが出来るので、誰でもシフトを組むことが可能になります。

シフトを組む際に、"漏れ"や"重複"などのミスが生じることがある。改善

漏れや重複がなくなる!スピードもアップ!

「ヘルパー未割当チェック」画面に、未割当の一覧を表示。また重複入力(ダブルブッキング)はシステム上出来ないように「ヘルパー情報」に、勤務できない時間帯や曜日などを登録しておくと、そこを選ぼうとするとエラーとなり自動では選べなくなり漏れや重複などのミスがなくなります。

シフトを組むのに、どのヘルパーにしたらいいか悩んでしまう。改善

急なシフト変更もスムーズに

point

利用者の訪問回数がヘルパーごとに出るので、担当者が休んでいてもシフトを組めます。また、「翌月処理」により、前月データを貼り付けることで今月の大まかな訪問予定表が作成可能です。

利用者とヘルパーの情報が別々に存在しており連動できていない改善

利用者とヘルパーの情報が一元管理化!

point

利用者の情報もヘルパーの情報もすべてを管理できるから、連動できており情報が一元化されます。

給与・請求業務問題

月末は、この業務で大忙し。。。数日係でこの業務だけをこなす必要があるのを何とかしたい。
せっかく、シフトを組んでいて実績も出ているのだからシフトを利用できないかなあ。。。

ヘルパーさんの出勤簿の提出が遅く、間違いも多い。

手書き作業がほぼなくなり、ミスも減り、提出もスムーズに。

point

ヘルパーの「個別予定表」を出勤簿として活用可能。そこにあらかじめ訪問先や、時間などが書かれているので、ヘルパーさんはチェックの印を入れるだけで済むようになります。

計画と実績の照合に、かなりの時間と手間がかかっている。

賃金マスターと連動しているので自動的に給与計算が終了。

point

実績表と計画との照合は、画面上でチェックしていくだけです。担当者が自分でチェックでき、しかも同じ作業を複数で同時処理できるので、月末一括でなく、日々での処理が可能になります。

請求業務の書類作成に時間がかかっている

訪問介護特有の多様な書類も、手間なく作成が可能に。

下記のような、必要書類をほぼ自動的に作成可能になります。
・介護給付請求書(様式第一)
・居宅サービス・地域密着型サービス介護給付明細書(様式第二)
・介護予防サービス・地域密着型
介護予防サービス介護給付明細書(様式第二)
・保険外請求書、領収書などの発行

実績チェックした結果(確定情報)が、その先の業務に有効に活かせていない。

「給与計算」をほぼ自動化。給与明細も出力可能。「請求」業務もほぼ自動化。

point

実績が確定すれば、その情報を生かして、これまで事務員の手間がかかっていた各種の業務を大幅に自動化することが可能になります。

経営管理問題

担当者ごとによる、レベル差が大きく、負担の個人差が大きく困る。
誰がやっても同じレベルが維持できるように、何とか標準化ができないものか。。。

提供サービスレベルを、組織として高めていきたいが、実際は担当者任せになってしまっている。

タイムリーな報告・連絡・相談が可能になり、適切な指導も可能に。

point

「支援経過」はケアマネなど、いろいろな人が閲覧できるように出来るので、その時点であったことを入力しておけば、報告忘れもなく、また適切な指導を受けることが可能になります。また担当不在時の問合せも柔軟に対応可能できるようになります。

「モニタリング評価」の実施と報告書作成が手間。書類作成が苦手なサービス提供責任者も多い。

作業を簡単・自動化されサービス提供責任者の事務負担を軽減

point

ほぼ項目をチェックしていくだけで報告書が完成します。所定の利用者情報欄などは自動的に書き込まれます。

経営上、重要な指標をすばやくチェックしたい

経営者が必要とするデータを、必要な時に、閲覧可能に。

point

売上や利用者数の推移、新規利用者数の増減など、訪問介護事業者特有の重要経営指標をグラフで表示されます。

ケアマネ人員割当の指定基準を遵守できているかどうかの計算が面倒。月末にならないと正確な数字が把握できない。

日々の実績内容から計算できるので、計算する必要がありません。

各ヘルパーが日々実績入力するだけで、サービス時間や人員換算を自動計算されます。月中でも確認可能で、変更届も簡単に作成でき遅延なく提出が可能になります。